Die E-Rechnung soll Unternehmen entlasten: weniger Abtippen, weniger Übertragungsfehler, schnellere Buchhaltung. Doch die Umstellung verlangt auch Aufmerksamkeit beim Rechnungseingang. Denn eine fehlerhafte Lieferantenrechnung kann den Vorsteuerabzug des Empfängers gefährden. Digitalisierung beseitigt die Verantwortung für korrekte Belege nicht.

Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz für die betroffenen Geschäfte zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich strukturierte E-Rechnungen ausstellen. Für kleinere Rechnungsaussteller endet die allgemeine Übergangsfrist ein Jahr später. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen: Kleinunternehmer im umsatzsteuerlichen Sinne sind beispielsweise von der Ausstellungspflicht ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.

Eine gewöhnliche PDF-Datei ist keine strukturierte E-Rechnung. Entscheidend sind maschinenlesbare Rechnungsdaten, beispielsweise im Format XRechnung oder in einem geeigneten ZUGFeRD-Profil. Unternehmen müssen deshalb künftig auch prüfen, ob die eingehende Datei die erforderlichen Angaben im passenden Format enthält. Wo eine ordnungsgemäße Rechnung für den Vorsteuerabzug fehlt, entsteht ein finanzielles Risiko: Bei 1.000 Euro netto zuzüglich 190 Euro Umsatzsteuer stehen für einen vorsteuerabzugsberechtigten Empfänger diese 190 Euro auf dem Spiel.

Allerdings wäre die Schlussfolgerung falsch, jeder technische Fehler führe automatisch zum Verlust des Vorsteuerabzugs. Die Finanzverwaltung unterscheidet zwischen Formatfehlern, Verstößen gegen Geschäftsregeln und steuerlich relevanten Inhaltsfehlern. Nicht jede technische Beanstandung betrifft eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe. Umgekehrt kann eine technisch fehlerfreie Rechnung einen sachlich falschen Steuersatz enthalten.

Genau hier helfen sogenannte Validatoren. Sie kontrollieren, ob die Rechnungsdatei den technischen Vorgaben entspricht und festgelegte Regeln erfüllt. Dabei können beispielsweise fehlende Angaben oder widersprüchliche Summen auffallen. Das Bundesfinanzministerium hält diese Prüfung für sinnvoll, stellt aber klar: Eine erfolgreiche Validierung ist für sich genommen keine unmittelbare Voraussetzung der steuerlichen Anerkennung.

Die technische Grundlage ist bereits verfügbar. Der quelloffene KoSIT-Validator prüft XML-Dokumente mit passenden Schema- und Geschäftsregeln; für XRechnung gibt es eine offizielle Prüfkonfiguration. Mustangproject bietet ebenfalls offene Werkzeuge zur Verarbeitung und Validierung elektronischer Rechnungen, insbesondere im Umfeld von ZUGFeRD und Factur-X. Darauf können benutzerfreundliche Prüfprogramme aufbauen. Unternehmen müssen das technische Regelwerk also nicht selbst entwickeln.

Eine gute Anwendung sollte jedoch mehr liefern als eine grüne oder rote Ampel. Sie muss den Prüfumfang nennen, Fehler verständlich erklären und offene Fragen sichtbar machen. Ob die abgerechnete Leistung tatsächlich erbracht wurde und zum Auftrag passt, bleibt Gegenstand der sachlichen Kontrolle.

Der wirtschaftliche Nutzen entsteht durch das Zusammenspiel: Software übernimmt wiederkehrende Prüfungen, Beschäftigte bearbeiten Auffälligkeiten und bestätigen den Geschäftsvorgang. Werden technische Meldungen dagegen ungefiltert zu zusätzlichen manuellen Aufgaben, droht aus dem Digitalisierungsprojekt neue Bürokratie zu werden. Die E-Rechnung wird erst dann zur Entlastung, wenn auch der Prozess dahinter einfacher und zuverlässiger wird.

Ein eigener Check-Rechner wird hier die nächsten Tage vorgestellt.