Die jüngste Debatte über eine wochenlang nicht erreichbare staatliche Online-Plattform ist weniger ein technisches Problem als ein strukturelles Symptom. Sie legt ein Muster offen, das die deutsche Verwaltungsdigitalisierung seit Jahren prägt: Digitalisiert wird vor allem das Frontend, während das Backoffice weitgehend analog bleibt. Die Folgen sind absehbar – Ineffizienz, Frustration und ein wachsender Vertrauensverlust in staatliche Digitalprojekte.

Viele Behörden haben inzwischen Onlineportale, Uploadmasken und digitale Formulare. Nach außen wirkt das modern. Doch im Inneren laufen Prozesse häufig weiter wie vor zwanzig Jahren: Anträge werden ausgedruckt, Akten physisch geführt, Nachweise per Brief angefordert, Entscheidungen manuell dokumentiert. Der digitale Antrag ist dann kein Prozess, sondern lediglich ein Eingangskanal. Die eigentliche Wertschöpfung – Prüfung, Kommunikation, Entscheidung – folgt weiterhin der Papierlogik.

Diese Trennung zwischen digitalem Frontend und analogem Backoffice ist kein harmloser Schönheitsfehler. Sie erzeugt systematisch Medienbrüche: Daten müssen erneut erfasst werden, Informationen gehen verloren, Rückfragen verzögern Abläufe, Bearbeitungszeiten verlängern sich. Was digital beginnt, endet in Warteschleifen. Und weil diese Ineffizienz für Bürgerinnen und Bürger unsichtbar bleibt, wird sie selten politisch adressiert – bis es zu sichtbaren Störungen kommt.

Dabei ist das Problem keineswegs technisch komplex. Ende-zu-Ende-Digitalisierung ist in vielen Bereichen seit Jahren Standard: strukturierte Datenerfassung, automatische Plausibilitätsprüfungen, digitale Aktenführung, statusbasierte Kommunikation. All das existiert, auch im öffentlichen Sektor anderer Länder. Was fehlt, ist nicht Technologie, sondern organisatorischer Wille und verbindliche Prozessstandards.

Besonders problematisch ist, dass analoge Backoffice-Strukturen soziale und ökonomische Nebenwirkungen haben. Komplexe, langsame Verfahren schrecken Menschen ab, ihre Ansprüche überhaupt geltend zu machen. Wer sich nicht sicher ist, ob Unterlagen korrekt sind, wer wochenlang auf Rückmeldungen wartet oder mehrfach Post nachreichen muss, verzichtet irgendwann. Bürokratische Ineffizienz wirkt so wie eine verdeckte Zugangshürde – leise, aber wirksam.

Die politische Antwort auf diese Defizite ist bislang oft kosmetisch: neue Portale, neue Zuständigkeiten, neue Digitalministerien. Doch solange die internen Prozesse unverändert bleiben, verschiebt sich das Problem nur. Eine moderne Oberfläche auf einem analogen Kern ist keine Digitalisierung, sondern Simulation von Digitalisierung.

Der entscheidende Perspektivwechsel wäre banal, aber folgenreich: Nicht fragen, wie Bürger Formulare einreichen, sondern wie Verwaltung Entscheidungen trifft. Nicht optimieren, was sichtbar ist, sondern das, was Zeit und Geld kostet. Digitalisierung beginnt nicht beim Upload-Button, sondern bei der Akte, beim Workflow, bei der Zuständigkeit.

Solange das Backoffice analog dominiert, werden Ausfälle, Verzögerungen und Frustration kein Ausnahmefall sein, sondern logische Konsequenz. Die eigentliche Reform ist daher unspektakulär – aber unvermeidlich: Verwaltung muss digital arbeiten, nicht nur digital aussehen.

Quelle:
Süddeutsche Zeitung, „Wenn das Bafög-Portal drei Wochen offline ist“, 15.01.2026.