Immer wieder beschäftige ich mich auf diesem Blog mit den Herausforderungen der Digitalisierung der Verwaltung. Es geht um einen wichtigen Bereich der Staatsmodernisierung und kritische Betrachtungen von Vorhaben sollten hier notwendig sein.

Die Bundesregierung hat angekündigt, mit einem sogenannten Agentic AI Hub den Einsatz künstlicher Intelligenz in Kommunen zu erproben. In mehreren Pilotprojekten sollen KI-Systeme Verwaltungsprozesse unterstützen, Dokumente analysieren und Entscheidungsvorschläge vorbereiten. Der Anspruch ist hoch: Künstliche Intelligenz soll helfen, Verwaltungsverfahren zu beschleunigen und staatliche Organisationen effizienter zu machen.

Auf den ersten Blick klingt das nach einem wichtigen Schritt. Doch bei genauerer Betrachtung drängt sich eine grundsätzliche Frage auf: Wird hier möglicherweise das Pferd von hinten aufgezäumt?

Der Begriff „agentische KI“ stammt aus der aktuellen Diskussion um autonome KI-Systeme. Gemeint sind Programme, die nicht nur Informationen analysieren, sondern selbstständig Aufgaben ausführen können – etwa Daten abrufen, Prozesse koordinieren oder Entscheidungsschritte automatisiert vorbereiten. In der Theorie wäre das tatsächlich ein großer Fortschritt für Organisationen, die mit steigender Komplexität, Personalmangel und wachsender Regulierung umgehen müssen.

Doch die Realität der deutschen Verwaltung ist deutlich weniger futuristisch.

Viele Verwaltungsprozesse sind bis heute nur teilweise digitalisiert. In zahlreichen Behörden bestehen Abläufe aus einer Mischung aus Formularen, PDFs, E-Mails und verschiedenen Fachverfahren, die kaum miteinander verbunden sind. Daten werden mehrfach erfasst, Systeme kommunizieren nur eingeschränkt miteinander, und Medienbrüche zwischen verschiedenen Arbeitsschritten sind eher die Regel als die Ausnahme. Nicht zu vergessen, dass viele Dokumente noch immer nur auf dem Papier existieren.

Die eigentliche Herausforderung liegt deshalb nicht in der Einführung von KI, sondern in der digitalen Infrastruktur der Verwaltung.

Was viele wissenschaftliche Quellen und kritische Diskussionen für die Digitalisierung gut zusammenfasst:

Die Leistungsfähigkeit digitaler Systeme wird durch ihre Infrastruktur bestimmt – nicht durch ihre Anwendungen.

Autonome KI-Systeme können daher nur dann sinnvoll arbeiten, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind: Daten müssen strukturiert vorliegen, Register miteinander verknüpft sein, und IT-Systeme müssen über standardisierte Schnittstellen kommunizieren können. Ohne diese Grundlage bleibt selbst leistungsfähige KI auf einzelne Aufgaben beschränkt.

Doch es gibt noch eine tiefere Ebene dieses Problems – und sie liegt im Rechtsverständnis der Verwaltung selbst.

Ein zentrales Konzept des deutschen Verwaltungsrechts ist der sogenannte Verwaltungsakt. Nach § 35 des Verwaltungsverfahrensgesetzes handelt es sich dabei um eine hoheitliche Entscheidung einer Behörde gegenüber einem Bürger oder Unternehmen in einem konkreten Einzelfall. Typische Beispiele sind eine Baugenehmigung, ein Steuerbescheid oder eine Gewerbeerlaubnis.

Der Verwaltungsakt ist also der formale Abschluss eines Entscheidungsprozesses der Verwaltung.

Dieses Konzept stammt jedoch aus einer Zeit, in der Verwaltung vollständig auf Papierakten beruhte. Das klassische Modell ist linear aufgebaut: Ein Antrag wird gestellt, die Behörde prüft den Fall, und am Ende wird ein Verwaltungsakt erlassen. Digitalisierung funktioniert dagegen grundsätzlich anders. Digitale Systeme arbeiten nicht mit einzelnen Akten, sondern mit Prozessen, Datenstrukturen und automatisierten Prüfungen.

Hier prallen zwei Logiken aufeinander: Die Verwaltung denkt traditionell in Einzelfallentscheidungen, während digitale Systeme in kontinuierlichen Daten- und Prozessabläufen arbeiten.

Natürlich lassen sich viele Verwaltungsakte technisch durchaus digital erzeugen. Steuerbescheide, Bußgeldverfahren oder Meldeprozesse sind heute teilweise automatisiert. In solchen Fällen erstellt ein System den Verwaltungsakt automatisch, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind.

Doch viele Entscheidungen der Verwaltung beruhen auf Abwägungen, unvollständigen Informationen oder juristischen Interpretationen. Genau deshalb existiert der Verwaltungsakt: Er stellt sicher, dass staatliche Entscheidungen nachvollziehbar, überprüfbar und rechtlich angreifbar bleiben. Diese rechtsstaatliche Logik ist bewusst nicht vollständig automatisiert.

Damit wird deutlich, dass die Digitalisierung der Verwaltung weit mehr ist als ein Technologieprojekt. Sie berührt grundlegende Fragen von Organisation, Führung und Arbeitsweise staatlicher Institutionen.

Digitalisierung verändert Arbeitsabläufe, Rollenprofile und Verantwortlichkeiten. Routineaufgaben können automatisiert werden, während komplexe Bewertungen weiterhin beim Menschen bleiben. Verwaltung verschwindet dadurch nicht – aber sie verändert ihre Struktur.

Gerade hier liegen häufig die größten Herausforderungen. Digitalisierung erfordert organisatorische Anpassungen, neue Kompetenzen und veränderte Führungsstrukturen. In vielen Behörden treffen solche Veränderungen jedoch auf komplexe institutionelle Rahmenbedingungen. Personalvertretungen spielen eine wichtige Rolle beim Schutz von Beschäftigteninteressen, können Reformprozesse aber auch verlangsamen, wenn technologische Veränderungen als Bedrohung wahrgenommen werden.

Damit wird deutlich: Die eigentliche Transformation liegt weniger in neuen KI-Begriffen als in der Fähigkeit von Organisationen, sich selbst zu modernisieren.

Strukturierte Datenbestände, interoperable Register, standardisierte Schnittstellen zwischen Fachverfahren und klar definierte digitale Prozesse sind die unspektakulären, aber entscheidenden Voraussetzungen für funktionierende Digitalisierung. Erst auf dieser Grundlage können automatisierte Systeme tatsächlich komplexe Aufgaben übernehmen.

Vor diesem Hintergrund wirkt der aktuelle Hype um „agentische KI“ eher wie ein technologisches Zukunftsversprechen über einem Modernisierungsprozess, der organisatorisch noch am Anfang steht.

Pilotprojekte können sinnvoll sein, um Erfahrungen zu sammeln und neue Technologien zu erproben. Problematisch wird es jedoch, wenn der Eindruck entsteht, dass ein Schlagwort bereits eine Strategie ersetzt.

Vielleicht beschreibt das Bild vom Pferd, das von hinten aufgezäumt wird, die Situation ganz treffend. In der politischen Kommunikation stehen oft die spektakulärsten Technologien im Mittelpunkt. Der eigentliche Fortschritt entsteht jedoch durch eine Reihe weniger sichtbarer Schritte: Daten strukturieren, Systeme vernetzen, Prozesse digitalisieren und Organisationen anpassen.

Erst wenn diese Grundlagen geschaffen sind, kann künstliche Intelligenz ihr volles Potenzial entfalten.

Oder zugespitzt formuliert: Agentic AI ist nicht der Beginn der Verwaltungsdigitalisierung – sondern ihr möglicher Endpunkt.

Hier zur Pressemitteilung des Ministeriums.